Oct 22, 2021

Los nuevos aliados de los alumnos de la USMP 

Fabiola Cámara / VII ciclo académico y Oscar Huapaya / IX ciclo académico 2021-2 

La tecnología y los nuevos dispositivos juegan un papel importante en los servicios educativos sobre todo en estos tiempos de pandemia, lo cual permite que los alumnos accedan a una amplia gama de información que los centros educativos ofrecen para fortalecer la educación virtual. 

 Para ello, la Unidad de Gestión Académica e Innovación (UGAI) de la Facultad de Ciencias de la Comunicación, Turismo y Psicología de la Universidad de San Martín de Porres (USMP) organizó dos talleres, uno orientado a dar a conocer las principales funciones del Office 365 a cargo del asesor de la Unidad de Gestión e Innovación (UGAI), Arnaldo Cadillo; y otro, para brindar alcances acerca del manejo y uso del correo institucional de la USMP en Outlook a cargo del responsable de Estudios Generales de la facultad, Joel Zavala,. 

 Office 365 

Una de las más importantes funcionalidades que brinda el correo Outlook es el acceso a Office 365. Esta plataforma permite acceder a diversos programas en línea que se pueden compartir con otros usuarios. Sobre el particular, Cadillo mencionó que la facultad cuenta con el paquete A1 que ofrece los servicios de Word, Excel, PowerPoint, OneNote, entre otros. Indicó que puede ser descargado por los alumnos y tiene una capacidad de 1 terabyte de almacenamiento.  

“La instalación demora, pero es el proceso natural. Después, (ya descargado), tienen que abrir cualquier aplicativo: Word, Excel; y les va a pedir automáticamente que inicien sesión. Deben escribir su correo institucional y ahí se va a vincular. A medida que van utilizando los productos de Office irán abriendo sesión y vinculándose. Gracias a ello, tendremos los servicios conectados y todo lo que guardemos se almacenará en nuestra cuenta de OneDrive”, explicó el expositor. 

 Con respecto a Microsoft Word, señaló que este ofrece novedosas opciones como la de “dictado de voz”, la cual debe ser calibrada según el idioma en el que se requiere la redacción. Además, resaltó la herramienta “dibujar”, que permite escribir textos o ecuaciones utilizando el dedo, un lápiz digital o un mouse 

 En el caso de Microsoft PowerPoint, indicó que ofrece la opción de grabar videos de las presentaciones o de la misma pantalla de la computadora; y cuando se detiene la grabación, el video puede ser insertado en las diapositivas.

Por otro lado, Cadillo resaltó la importancia de Microsoft OneNote como herramienta para tomar apuntes. “Es como un cuaderno en el que puedo crear múltiples pestañas. Si no voy a dibujar, puedo colocar un cuadro de texto en el lienzo, y este es totalmente móvil. Puedo añadir etiquetas a los textos para saber cuál es importante o si alguno es una tarea. Otra cosa interesante del OneNote es que, al pegar un texto, aparece la dirección web de donde obtuve la información”.  

 También, mencionó la utilidad de Microsoft Teams, que permite realizar llamadas y videollamadas con compañeros de la universidad. Asimismo, destacó la importancia del programa Microsoft Sway, con el cual se pueden realizar presentaciones dinámicas, ya que cuenta con la opción “Guion”, en la que se coloca la información; y la opción “Diseño”; en donde se puede seleccionar tipografía, colores, imágenes y otros detalles. 

Correo electrónico 

El correo institucional es una herramienta utilizada en la comunicación interna de distintas organizaciones y es aquella plataforma que permite enviar y recibir mensajes. Para Zavala es importante aprender a diferenciar el asunto del texto que, en ocasiones, es confundido. “A veces cometemos el error de escribir todo en el asunto, cuando en realidad allí debemos escribir (en una sola línea) sobre qué trata el correo; y es en el siguiente espacio, en donde se debe redactar el mensaje completo”.  

Del mismo modomencionó la posibilidad de enviar un mismo mensaje a distintos destinatarios, adjuntar documentos, guardar mensajes como borradores; y la opción de cifrado, mediante la cual (por seguridad) se brinda un código al receptor para que pueda acceder al mensaje. 

Listado de tareas 

Otra función de Outlook que señaló el ponente, es la de realizar una lista de tareas de manera rápida y sencilla. Aquí se pueden anotar las actividades a efectuar en un día, y una vez concluidas, pueden desactivarse una por una. El sistema ofrece la opción de configurar un recordatorio y de programar la misma actividad para otras fechas. Asimismo, otorga la posibilidad de adjuntar documentos, así como de clasificar las tareas más importantes. 

Calendario 

Como cuarta función, Outlook ofrece la posibilidad de organizar mucho mejor las actividades gracias al Calendario. “A diferencia de “To Do” (Listado de tareas), que nos indica que hacer en el día y actividades puntuales; aquí en cambio, podemos programar con mucha anticipación alguna actividad”, señaló Zavala. Esta opción permite conocer la disponibilidad de tiempo de los invitados, pues el sistema indica si existe algún cruce de horarios que impida la realización del evento. 

Reuniones 

Por último, el experto mencionó la función “Reunirse ahora”, que permite chatear, iniciar llamadas y videollamadas de forma inmediata; así como invitar a participantes y compartir pantalla. Esta herramienta puede utilizarse de manera online (desde el navegador) o descargando la aplicación de Teams. 

 OUTLOOK PASO A PASO 

Para acceder al correo institucional, primero se debe ingresar a la web https://fcctp.usmp.edu.pe/site/ y luego seleccionar la opción “Mi Campus”. Después, se debe dar clic a “Ingresa al Correo USMP” para iniciar sesión con el usuario y contraseña correspondiente. 

Para enviar un mensaje, al igual que otro correo electrónico, se debe hacer clic en la opción “Mensaje Nuevo”, ubicada en la parte superior izquierda, y completar los campos correspondientes como el destinatario, el asunto y el texto. 

La herramienta de Listado de tareas se activa haciendo clic en la opción “To Do”, ubicado en la barra lateral izquierda del correo, y luego haciendo otro clic a la opción “Agregar una tarea”. Allí también se visualizará la opción “Recordarme”, que funciona como especie de alarma; la opción “Repetir”, que permite programar la tarea para otro día; así como la opción “Importante”, que clasifica las actividades enlistadas. 

El calendario también se encuentra en la barra lateral izquierda del correo. Luego de ingresar a esta opción, se debe hacer clic a “Nuevo Evento”, para después colocar el título, invitar a los asistentes, definir la fecha y hora; e indicar la ubicación (ya sea usando la opción “Reunión de Teams” preestablecida o colocando el link de zoom correspondiente). 

Para realizar videollamadas se debe hacer clic en la opción “Reunirse ahora”, ubicada en la parte superior del correo. Aquí se deberá elegir entre la opción online de Teams, haciendo clic en “Continuar en este explorador” o la opción “Abra la aplicación de Teams”, en el caso de que esta se haya descargado previamente. Luego, se debe hacer clic en “Unirse Ahora” y se podrá compartir el vínculo de la reunión con otras personas.

¿CÓMO ACCEDER A OFFICE 365 DESDE OUTLOOK? 

Para acceder a Office 365 desde el correo institucional, se debe hacer clic al ícono “Iniciador de Aplicaciones”, ubicado en el extremo superior izquierdo del correo. Allí se deberá seleccionar el programa requerido, entre ellos Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Sway y OneNote. 

Para trabajar con un mismo documento en grupo, se debe hacer clic en la opción “Compartir”, ubicado en la parte superior del documento. Allí se deberá indicar el nombre y apellido del destinatario. Después, el sistema se encargará de notificarlo con un mensaje a su correo institucional. 

 ¿CÓMO DESCARGAR EL PAQUETE DE OFFICE 365? 

Después de acceder al ícono “Iniciador de Aplicaciones” (en donde aparece la lista de programas), se debe hacer clic en “Office 365”, y luego otro clic a la opción “Instalar Office” (con la opción de adquirir todas las aplicaciones). Después, se debe seleccionar el sitio del ordenador en donde se descargarán los archivos; y finalmente, se deberá ejecutar la descarga. De esta forma, todos los programas serán instalados en el ordenador. 

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